czas-start.pl » Jak zorganizować przeprowadzkę biura pod inny adres

Wiele firm zadaje sobie pytanie, jak zorganizować przeprowadzkę biura pod inny adres. Zadanie nie jest proste, ale nie oznacza to, że jest niewykonalne. Po pierwsze, przedsiębiorca musi sobie uzmysłowić, że przeprowadzka biura pod inny adres to złożony i wieloetapowy proces, który wymaga od całej firmy dobrej organizacji i uwagi. Jest to niezbędne do zapewnienia płynnej przeprowadzki bez negatywnego wpływu na funkcjonowanie firmy.

O czym pamiętać, organizując przeprowadzkę biura pod inny adres

Jak zorganizować sprawną przeprowadzkę biura pod inny adres? Po pierwsze, musisz wiedzieć, że im wcześniej zaczniesz planować przeprowadzkę, tym lepiej na tym wyjdziesz. Unikniesz stresu, że nie zdążysz się przenieść w wyznaczonym czasie lub poczucie, że o czymś zapomniałeś. Poza tym dzięki odpowiednio wcześnie podjętym działaniom unikniesz chaosu i nie wpłynie ona niekorzystnie na funkcjonowanie firmy w tym trudnym czasie. Po drugie, kiedy już masz wybrany termin przeprowadzki, podstawowe znaczenie odgrywa:

planowanie pakowania i przeprowadzki oraz odpowiednia komunikacja,
aktualizacja informacji dotyczących firmy oraz adresu pocztowego,
poinformowanie różnorakich instytucji i podmiotów o przeprowadzce biura pod inny adres,
przeniesienie i zabezpieczenie systemów i technologii,
poinformowanie pracowników o przeprowadzce,
monitorowanie przebiegu przeprowadzki.

Oczywiście musisz pamiętać, że każde biuro ma swoje specyficzne potrzeby, więc musisz dopasować proces przeprowadzki do konkretnych warunków i wymagań Twojej firmy.

Pierwszy krok do przeprowadzki biura pod nowy adres

Oczywiście pierwszym krokiem przedsiębiorcy, który planuje sprawnie przeprowadzić biuro pod nowy adres jest planowanie przeprowadzki. W pierwszej kolejności należy określić termin przeprowadzki. Powinien być na tyle odległy, żeby przedsiębiorca miał czas na spokojną organizację całego procesu. Następnie należy określić, jakie działania będzie trzeba podjąć, aby sprawnie przeprowadzić biuro do nowej siedziby. Na tym etapie konieczne będzie również podjęcie decyzji dotyczącej tego, czy przeprowadzka będzie organizowana na własną rękę, czy jednak zostanie zlecona doświadczonej firmie przeprowadzkowej. O tym, dlaczego wybór odpowiedniej firmy przeprowadzkowej ma znaczenie przeczytasz tutaj <https://czas-start.pl/dlaczego-wybor-firmy-przeprowadzkowej-ma-znaczenie>.

Jak zorganizować przeprowadzkę biura pod inny adres? Po pierwsze, musisz przygotować plan działania. Następnie wdrożyć go w życie. A przez cały czas przeprowadzki musisz monitorować jej postęp.

Wiadomość do pracowników o konieczności sprawnej przeprowadzki biura

Organizując przeprowadzkę biura należy zadbać o właściwą komunikację z pracownikami. W końcu zmiana miejsca pracy jest dla nich czymś ważnym. Tego typu rozmowy należy przeprowadzić z personelem możliwie, jak najwcześniej. Dlaczego? Ponieważ pracownik może nie być zadowolony z wdrażanych zmian i może zmienić miejsce zatrudnienia. Po drugie, personel musi mieć czas na przygotowanie się do tego procesu. Przedsiębiorca powinien poinformować zatrudnionych o planie przeprowadzki biura. Najlepiej to zrobić podczas spotkania informacyjnego ze wszystkimi pracownikami. W trakcie tego spotkania właściciel firmy będzie musiał wskazać zakres obowiązków związanych z przeprowadzką poszczególnym pracownikom. Każdy z zatrudnionych powinien znać swój cel i zadania związane z przeprowadzką. Pomoże to uniknąć konfliktów i zapewnić sprawną przeprowadzkę biura.

Jak firma ma zorganizować sprawną przeprowadzkę biura pod nowy adres

Sprawna przeprowadzka biura pod nowy adres wymaga umiejętnego pakowania się. Im więcej firma ma rzeczy do przewiezienia, tym większe ryzyko wystąpienia problemów. Przedsiębiorca może ograniczyć ryzyko wystąpienia trudności, przeprowadzając inwentaryzację mienia biurowego. Poza tym będzie musiał być przygotowany zarówno do pakowania ich, jak i transportu. Dlaczego jest to ważne? Dzięki inwentaryzacji rzeczy w biurze, właściciel firmy będzie mógł podjąć decyzję, co musi spakować i przewieźć, a co wyrzucić lub sprzedać, a co zniszczyć.

Po pierwsze, trzeba pozbyć się zbędnych rzeczy

Jak zorganizować sprawną przeprowadzkę biura pod nowy adres? Pozbywając się niepotrzebnych rzeczy. Jeśli podczas inwentaryzacji mienia biurowego okazało się, że część z rzeczy biurowych jest zbędna i zostanie wyrzucona po przeprowadzce, warto pozbyć się ich przed przeprowadzką. Pozwoli to zaoszczędzić czas i pieniądze. Należy jednak zdawać sobie sprawę z tego, że ani sprzęt biurowy, ani meble nie mogą wylądować w kontenerze na odpady komunalne, do którego trafiają odpady bieżące. Oczywiście mienie biurowe nie musi lądować w koszu. Równie dobrze można je sprzedać lub oddać za darmo. Bez względu na to, jaka przyszłość czeka zbywany sprzęt firmowy, trzeba pamiętać o usunięciu z niego wszelkich danych.

Co z dokumentacją firmową podczas przeprowadzki biura

Planując przeprowadzkę biura pod inny adres, należy podjąć decyzję dotyczącą papierów firmowych i posiadanej w biurze dokumentacji. Tego typu materiały nie powinny lądować w koszu na śmieci. Generalnie firma ma trzy opcje. Pierwszą z nich jest zabranie całej dokumentacji ze sobą podczas przeprowadzki. Takie rozwiązanie nie rozwiąże problemu przedsiębiorcy. Kiedyś i tak będzie musiał podjąć jakieś decyzje w tym temacie. Poza tym, pakowanie i przewóz dokumentacji zajmuje sporo czasu. Drugą opcją jest niszczenie zbędnej dokumentacji w niszczarce. Jeśli firma jej nie ma, może kupić w popularnych marketach z elektroniką, np. Media Markt. Niestety tego typu rozwiązanie jest zazwyczaj bardzo czasochłonne. Dlatego warto wspomnieć o trzeciej możliwości – zleceniu utylizacji dokumentacji sprawdzonej firmie, która zajmuje się niszczeniem dokumentacji firmowej. Trzeba jednak wtedy liczyć się z koniecznością poniesienia pewnych kosztów z tym związanych.

Pakowanie rzeczy do przeprowadzki

Na usprawnienie przeprowadzki wpłynie oznaczanie każdego kartonu z rzeczami. Każde pudełko powinno zawierać opis zawartości. Poza tym, warto również opisać każdy przedmiot zgodnie z jego przeznaczeniem. Dzięki temu ułatwisz sobie i swojemu personelowi rozpakowywanie się w nowym biurze.

Firma przeprowadzkowa sprawnie przeprowadzi Twoje biuro pod nowy adres

Przeprowadzka biura pod nowy adres jest procesem złożonym i stresującym. Dlatego warto rozważyć zlecenie profesjonalnej firmie przeprowadzkowej <www.czas-start.pl> przeprowadzkę biura. Dzięki temu zmiana miejsca wykonywanej pracy będzie łatwiejsza i przyjemniejsza. Załoga firm przeprowadzkowych doskonale wie, co zrobić żeby przeprowadzka poszła szybko i bez problemów. Jest w stanie szybko i sprawnie przetransportować pod dany adres całe firmowe mienie. Mało tego! Firma przeprowadzkowa bardzo często świadczy usługi dodatkowe, które pozwalają ograniczyć własny udział w tym procesie. Co jeszcze można zlecić firmie przeprowadzkowej? Na przykład utylizację sprzętu RTV i AGD oraz montaż i demontaż mebli. W przypadku firmy przeprowadzkowej Czas-Start jest to również pakowanie rzeczy do przeprowadzki.

Kogo powiadomić o przeprowadzce biura pod inny adres

Właściciele firm bardzo często są tak mocno skoncentrowani na sprawnej przeprowadzce pod nowy adres, że zapominają o tym, że są pewne instytucje i podmioty, które należy powiadomić o zmianie adresu biura. Jeśli przedsiębiorca tego nie robi, może się spodziewać nieprzyjemnych konsekwencji. Kogo należy powiadomić o przeprowadzce? Przede wszystkim:

Urząd Skarbowy, ZUS, rejestry przedsiębiorców, np. CEIDG,
kontrahentów i klientów firmy,
urząd pocztowy,
dostawców usług, np. Internetu i energii elektrycznej,
banki i dostawców usług finansowych,
ubezpieczyciela,
inne urzędy i instytucje, jeśli firma posiada jakieś licencje lub zezwolenia.

O czym jeszcze warto pamiętać? Przede wszystkim o zaktualizowaniu danych na stronie firmowej.

Jak zorganizować przeprowadzkę biura pod inny adres